Stäng av plinget!
Använd e-posten som just post och inte som telefon. Läs den när du själv bestämmer och inte så fort ett brev kommer in.
Det rådet ger Olle Bälter, lektor i datalogi vid Kungl Tekniska Högskolan som forskar i e-postvanor.
– Alla har åsikter om e-post, och alla tycker att andra ska använda e-posten på samma sätt som de själva, säger Olle Bälter.
I sin doktorsavhandling identifierar han fyra kategorier av e-postanvändare. Studier av ett stor antal e-postanvändare har visat att många följer samma utveckling: Från den positive nybörjaren och den välartade organisatören till den slarvigare vårstädaren och den uppgivne e-postanvändaren.
Nybörjaren får få brev och varje brev är en glad händelse. Det är god ordning och nästan alla lästa brev kastas.
Efter nybörjaren kommer organisatören. Det är användaren som får fler brev, men också sparar fler. De som vet hur man skapar mappar är organisatörer.
– Medan jag arbetade med min avhandling kom jag i kontakt med en projektledare som hade cirka 80 000 brev sparade i 1 305 olika mappar. Han ägnade fem timmar varje dag åt sin e-post och två timmar åt telefon, berättar Olle Bälter.
Det är dock inte alla som har sådan ordning på sina brev. Redan vid 40-60 brev om dagen börjar en del få problem. Särskilt om man varit bortrest eller sjuk några dagar. Då samlas breven på hög, och det är lätt att tappa den goda ordningen, man blir en vårstädare.
Vårstädare är en trött e-postläsare som inte har tid eller lust att sortera brevskörden i mappar. E-posten är inte längre en lustfylld upplevelse. Ändå tar han eller hon tag i sorteringen. Men eftersom det inte sker tillräckligt ofta och inte tillräckligt noggrant hamnar brev i fel mapp och viktiga brev kanske helt försvinner.
För vårstädaren blir mapparna ganska snabbt värdelösa. Och så småningom blir vårstädaren en helt uppgiven e-postanvändare som inte längre orkar bry sig om att sortera sin e-post.
För att bromsa utvecklingen och hålla sig kvar i de tidiga stadierna föreslår Olle Bälter att man har åtminstone en mapp utöver inkorgen med brev som måste åtgärdas. Han uppmanar slutligen e-postanvändaren att inte läsa allt, utan sortera och kasta brev bara på grundval av rubrik och avsändare.
